Donner de la visibilité à ses événements : savoir développer sa communication relationnelle

Marketing : donner de la visibilité lors d'évènements

Promouvoir un événement ou une action commerciale, qu’il soit privé ou public, requiert une véritable stratégie de communication réseaux, à la fois physiques et numériques. Que vous soyez l’organisateur, partenaire, exposant ou simplement participant, vous avez une communication à établir, ceci dans le but de rendre visible votre rôle au sein de cet événement.

Pour cela, il est indispensable de prendre en compte de manière indissociable la communication relationnelle et le marketing relationnel, ceci afin de développer un véritable professional branding.

Concevoir le format de l’événement

Réflexe n°1 : savoir identifier et cibler vos ambassadeurs et partenaires

Quelle que soit l’envergure de l’événement que vous souhaitez organiser, vous devez impérativement développer son concept en mode collaboratif : seul, vous ne serez pas à même de répondre à toutes les questions et/ou problèmes auxquels votre événement va vous confronter. Par ailleurs, sachez rester humble quant à l’étendue de votre réseau et de votre niveau d’information quant à l’écosystème qui vous entoure : vous n’êtes pas au courant de toutes les actions autour de vous, et celles-ci ne sont sans doute pas encore toutes rendues publiques non plus.

Vous allez dès le début du projet devoir identifier et cibler vos partenaires internes et externes privilégiés, ceux qui vous accompagneront dans le développement du projet, grâce à leur financement, compétences et/ou carnet d’adresses.

En devenant partenaire d’un événement dès sa conception, vous renforcez votre rôle d’acteur impliqué et ainsi votre présence dans le développement du tissu économique (local, régional, national, ou même mondial !).

Promouvoir l’événement

Réflexe n°2 : savoir écouter

Une fois le concept de l’événement validé par toutes les parties prenantes au projet, vient la phase de promotion de l’événement. Il ne s’agit pas forcément encore du « save the date » ni de l’invitation officielle, mais du démarrage de la phase de communication de l’événement. Validez ensemble le message à diffuser de manière officielle pour une communication homogène.

Entrez dans la phase de pré-annonce et soyez à l’écoute de vos interlocuteurs : préférez pour cela des échanges informels dans le cadre de réseaux physiques, avec des personnes de votre cercle de confiance ou avec des contacts stratégiques pour l’événement.

Animer l’événement et le relayer

Réflexe n°3 : suivre, partager et mentionner sur les réseaux sociaux

Cette fois c’est officiel : les cartons d’invitation ont été envoyés, les candidatures d’exposants en cours de validation, la conférence de presse est programmée.

Votre événement possède des supports de communication propre : une identité visuelle, un site dédié (ou une page Facebook de l’événement selon l’envergure), des réseaux sociaux adaptés aux cibles visées, et bien entendu, un hashtag dédié pour suivre le fil de l’événement.

Publiez vos contenus sans oublier de mentionner tous vos partenaires privilégiés et personnalités publiques qui ont accepté de rejoindre votre événement, mais également de valoriser les exposants qui seront visibles durant l’événement.

Vous avez choisi de participer à l’événement en tant qu’exposant : faites-le savoir ! En amont de l’événement, pensez à inviter vos clients VIP, partenaires et prospects en leur proposant des rdv d’affaires durant l’événement, ou tout simplement les inviter à venir partager un moment convivial sur votre stand dans le cadre d’un petit-déjeuner ou apéritif dînatoire ?

Asseoir la notoriété de l’événement

Réflexe n°4 : analyser les retombées (médiatiques, commerciales, …)

Après des mois de préparation, votre événement vient de prendre fin. Le tumulte et l’euphorie de l’événement ont laissé place à la fatigue. Après une période de repos, vient la phase post-événement qu’il ne faut surtout pas négliger : c’est cette phase-clé qui va permettre d’asseoir la notoriété de votre événement, et surtout, de renforcer la confiance de vos partenaires et de vos ambassadeurs.

Il est temps de mesurer la fréquentation de votre événement et ses retombées. Plus important encore, vous devez recueillir les impressions et témoignages de vos partenaires et exposants, afin de prendre en compte leurs remarques et espérer les reconduire pour une nouvelle édition ou un autre événement.

Réflexe n°5 : savoir maintenir l’engouement après l’événement

Vous avez réussi à recueillir des témoignages de partenaires, d’exposants et de participants ? Pensez à les partager et à proposer une rétrospective de l’événement en vidéo qui pourra ainsi être relayée sur les réseaux sociaux.

Et vous, quels seraient vos conseils pour développer la visibilité d’un événement au travers des réseaux sociaux et physiques ?